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Pianificazione del lavoro e della giornata

Perché la pianificazione è così importante?

Ai nostri giorni vi è un numero molto elevato di lavoratori aventi diversi impieghi, dipendenti oppure liberi professionisti i quali, lungo la propria giornata di lavoro, sono sottoposti a particolari situazioni stressanti.

Questo probabilmente è causato da una mancata gestione corretta del proprio tempo oppure un’inefficace utilizzo degli strumenti lavorativi dei quali si può usufruire. Sono molti gli elementi che causano una forte pressione sul lavoratore (impegni, doveri, appuntamenti, preoccupazioni), questi portano il soggetto a provare uno scarso livello di soddisfazione riguardo a ciò che è stato fatto e ciò che ci si era promessi di fare.

Si verifica quindi il fenomeno che vede l’illusione di poter produrre maggiormente durante il giorno, ma tuttavia di non riuscirci. In realtà ci sono diverse tecniche e segreti al fine di riuscire a svolgere tutti gli obiettivi preposti per una giornata, questi constano nella sua efficiente organizzazione.

Il primo passaggio fondamentale che deve essere considerato al fine di un’organizzazione perfetta del proprio giorno di lavoro consiste nella precisa definizione di obiettivi ed impegni durante la giornata e la settimana. Quando si giunge in ufficio occorre esaminare i diversi impegni propri del giorno in questione, e della settimana lavorativa, occorre valutare le scadenze relative ma ciascun compito, telefonate, e-mail e stabilire una gerarchia tra tutti gli elementi al fine di porli in ordine di priorità.  

La pianificazione della propria giornata o settimana lavorativa svolge la sua funzione di chiarificazione della situazione solo se scritta, per via utilizzo di un’agenda cartacea o digitale che garantisce la certezza di non dimenticare elementi importanti. Una volta terminato un impegno particolare questo deve essere cancellato dall’agenda per evitare eventuali incomprensioni ed essere sicuri di averla completata con successo.

Nella creazione di una lista di impegni e doveri ci si ritrova spesso nella stressante situazione di voler completarli tutti; tuttavia è bene svolgere un numero inferiore di attività con un miglior risultato, piuttosto che prefiggersi al completamento di molte di esse rischiando una performance di cattiva qualità. Riconoscere la priorità dunque aiuta l’individuo a capire quali attività svolgere in primo luogo e quali delegare a momenti successivi. Anche la tipologia di giornata può influire sulla pianificazione: alcuni giorni sarà conveniente iniziare con piccoli impegni che richiedono poco tempo, altri sarà essenziale completare inizialmente le attività più impegnative.

Tra i numerosi problemi che potrebbero insorgere nella pianificazione di una giornata, la gestione del tempo a disposizione e quello più grande. Per alcune attività in particolare il tempo presenta un limite, sotto forma di scadenza eventuale; altre concedono libera scelta sul momento di azione. Occorre quindi in modo essenziale associare ciascun orario, attività che può risultare difficoltosa specialmente senza una quotidiana abitudine.

Il principale ostacolo a ciò si verifica poiché l’individuo non è in grado di determinare che ammontare di tempo richiederà una definita operazione, e se questo può essere chiaro per l’invio di un’e-mail, può rappresentare un’incognita per quanto riguarda un’interazione sociale con un’altra persona.

È quindi consigliato includere nella programmazione giornaliera eventuali finestre, margini di ritardo causati da rallentamenti o incidenti di percorso nelle varie attività, le quali tuttavia permettono di avere tempo residuo per la gestione di impegni successivi.  Anche l’elemento “pausa” e fondamentale e necessario al fine della pianificazione di una giornata, se infatti ci si preclude un piccolo momento di riposo, lamentare del lavoro durante il giorno figurerà più complesso e con risultati meno soddisfacenti.

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La pausa infatti essenziale al fine di ricarica delle nostre energie, specialmente in giornate che progrediscono in modo lento è più difficile del previsto. Nessuno può immaginare di riuscire a lavorare in modo ininterrotto con un costante livello di concentrazione alto, senza la minima distrazione, con un piacevole sorriso dipinto sul volto. Le pause sono importantissime per sostenere una migliore gestione sia del lavoro che delle proprie forze.

La decisione della frequenza delle pause durante il giorno è un fattore che può essere definito solo dall’individuo stesso, poiché si identifica come un bisogno soggettivo.

Questo può dipendere da vari fattori, come la tipologia del lavoro svolto, della motivazione del lavoratore, dalle sue condizioni fisiche e mentali, dalla giornata in particolare che gli sta vivendo e che può sottoporlo a stress variabile. Le decisioni variano da una piccola pausa di dieci minuti per ciascuna ora effettuata sul lavoro, oppure suddividere queste tra i diversi obiettivi preposti durante il giorno.

È sempre necessario ricordare che stabilire pause durante la giornata di lavoro equivale ed eguaglia l’importanza della pianificazione del lavoro stesso. È necessario affermare che una corretta pianificazione della propria giornata richiede indubbiamente pratica quotidiana, in quanto è un processo che vede il suo miglioramento di giorno in giorno, di mese in mese, fino a divenire un automatismo.

Per certi individui è naturale definire al meglio ciascun impegno, per altre può sembrare più complicato. Tuttavia, coloro che avranno più difficoltà in partenza godranno di un maggior beneficio nel futuro.

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